KONFERENCIA BESZÁMOLÓ – 2018.03.02.

 

A MEGÚJULT IRÁNYÍTÁSI RENDSZERSZABVÁNYOK GYAKORLATI ALKALMAZÁSA

„Vágjunk bele! SGS auditorok gyakorlati tapasztalatai a szabványváltozásokról, ahogy eddig még nem hallotta….”

 

Ezzel a címszóval és lelkesítő mondattal indult útjára idén március 2-án az a szakmai nap, melyet az SGS Hungária Kft. rendezett meg a Lurdy Konferencia- és Rendezvényközpontban, azzal a céllal, hogy sokaknak segítő kezet nyújtson a szabványátállás kapcsán és olyan gyakorlati tapasztalatokat adjon át, mely az eddig megfoghatatlannak tűnő új szabvány elvek alkalmazásában, megértésében életszerű megközelítést nyújt. Sokan még mindig halogatják az átállást, pedig már nem sok idő van hátra, 6 hónap és itt az új szabványok bevezetésére megadott végső határidő.

 

De miért is volt sokak számára fontos a szóban forgó szakmai Konferencia? Válaszul idézve egyik Partnercégünket, aki úgy fogalmazott: „Nettó 5 óra inspiráció, avagy működésirányítás 2018”. Bizony, a válasz tömör, de lényegre törő. Hisz sokan megijedtek az új szabványok bevezetésétől, az alkalmazásukról már nem is beszélve.

 

De vajon mik ezek az ISO 9001:2015 és ISO 14001:2015 szabványváltozások? Az előadók, Tohl András és Bárczi István  (SGS Hungária Kft.) bemutatták a szabványok új elemeit azok közös struktúráját, összefoglalásra került, hogy mit jelent a szervezet körülményeinek megértése, hogy mit kell tenni az érdekelt felekkel kapcsolatban, hogyan lehet a kockázat alapú gondolkodást az irányítási rendszer fókuszába emelni, mi a dokumentáció szerepe egy folyamat-menedzsment rendszerben, és hogyan lehet a folyamatos fejlődést az átállás folyamataival összekötni.

 

A másik szakmai kérdés, ami folyamatosan kérdéseket vet fel, az a külső és belső tényezők meghatározása.  Ennek kapcsán “Vizuális lehetőségek a szervezet és környezetének azonosításához” címmel tartotta meg előadását Kapusi Krisztián (SGS Hungária Kft) Vaszkó Andreával (BÜCHL Hungaria Kft.) együttműködve. „A szervezetnek meg kell határoznia azokat a külső és belső tényezőket…” – szól a minőségirányítási, illetve a környezetközpontú irányítási rendszerszabványok vonatkozó fejezete. Akik jártasak az ISO 14001 szabványt illetően, hirtelen a környezeti tényezők és azok hatásai ugranak be, pedig ennél jóval többről van szó. Ezek a belső és külső körülmények összefüggésben vannak az említett irányítási rendszerekkel, kihatnak azok eredményességére, ennek ellenére előfordulhat, hogy nehéz őket azonosítani, illetve összefüggésbe hozni a szervezet fő- és támogató folyamataival. Ennél a pontnál ugyan nem kíván dokumentáltságot a két rendszerszabvány, de felhasználva az informatika és a különböző szoftverek nyújtotta lehetőségeket mégis vizualizálhatjuk ezeket az elemeket.

 

De vajon “Miért érdekelnek az érdekelt felek?” Ponák József (SGS Hungária Kft.) - Koch Barnabás (Rábakert Kft) beszélt a megelőző tevékenységek létjogosultságáról, arról, hogy mit vár el a szabvány 4.2 pontja, kik lehetnek az “érdekelt felek”, vagy miért hasznos, ha tudom, hogy mit várnak el az érdekelt felek, hogyan határozom meg,vagy derítem ki ezeket az elvárásokat ténylegesen, illetve mit kezdjünk ezekkel az elvárásokkal.

 

Sok esetben azt gondoljuk nincs stratégiánk és inkább leszabályozunk mindent anélkül, hogy célunk lenne vele. Honvári Gitta (SGS Hungária Kft.) és Mikula Csaba (SGS Hungária Kft.) „Break the chain - Break the ISO, avagy Mi legyen a kicsikkel?” című előadása olyan szempontokat sorakoztatott fel a hallgatóság elé, melyek a saját célok meghatározását segítik oly módon, hogy egy tükröt tartva magunk felé fel tudjuk mérni erősségeinket és gyengeségeinket, azokat befolyásoló külső hatásokat figyelembe véve a meglévő adottságainkat. Ezek együttesen határozzák meg a szervezet által tervezett változásokat, fejlesztéseket és befolyásolják a mindennapos működést. Tisztában kel lennünk a kockázatokkal és lehetőségekkel, azonban a tévhiteket el kell oszlatni. Ne gondoljuk, hogy kell egy nagy táblázat a kockázatokról, vagy hogy minden folyamatról kell legalább három kockázat, vagy aki nem ír lehetőséget fel, az megbukott. Lehet nagy táblázatot készíteni és meg kell érteni, hogy nem minden folyamat rejt magában kezelendő kockázatot. A lehetőségekkel foglalkozni kell, de nem kell minden folyamathoz írni. A kockázat alapú gondolkodás kapcsán az ellenőrzéseknek van a legnagyobb funkciója. Nem az aláírás a lényeg, hanem olyan szabályozások létrehozása, aminek célja van és csak azt írni le benne, amit be is tartunk. Tudnom kell mit várok el a munkatársaktól és tudatosan kell képezni, fejleszteni őket, a siker záloga az együtt létrehozott és jól alkalmazható működésirányítás.

Erről bővebben Mohácsi Imre (SGS Hungária Kft.) kollégánk beszélt és tartott előadást „Klisék, sztereotípiák, hamis közhelyek - biztatnék mindenkit nagyobb bátorságra” címmel.

Mik ezek a klisék? Az például, hogy azt gondoljuk a dokumentumoknak vannak kötelező formai elemei, mint az előlap, módosítások jegyzéke, alkalmazási terület, fogalommagyarázat, stb. Nem, nincsenek ilyen kötelező elemek. Vagy amikor azt gondoljuk, a szabályozó dokumentumokat csak a legfelső vezető hagyhatja jóvá. Nem, erre a folyamatot leginkább átlátó, kijelölt kompetens vezető a legalkalmasabb. Klisé az is, hogy a minőségcélokat évente egyszer, az audit előtt kell meghatározni. Életszerűbb lehet a folyamatos célmeghatározás, ahogyan az üzletmenet alakul.

 

Sok minden elhangzott már azonban egy nagyon érdekes témáról még nem esett szó, mégpedig az életciklus alapú gondolkodásról és annak a gyakorlati működésbe történő beépítéséről. Mindezekről Gergely Edit (SGS Hungária Kft.) „Életciklus alapú megközelítés a gyakorlatban” című előadásában számolt be és megmutatta, hogyan érdemes ezt az életciklus szemléletet megközelíteni. Kiemelte, mit is jelent ez a szemlélet, mit mond erről a szabvány és hogyan illeszthető be az életciklus alapú szemléletmód és gondolkodás a modern környezetvédelembe. Reálisan kell látnia egy termelő cégnek azokat a lehetőségeket, melyek által az életciklus alapú gondolkodásmódot beépíthető a gyakorlati működésébe. Egy szolgáltató cégnek nehezebb meghatároznia, hogyan közelítsen a témához. Vajon gondolkodhat életciklus alapon, hiszen nem termel, nem használ fel nyersanyagot, vegyszereket, nem gyárt termékeket.

Az előadás segített annak megértésében is, hogy a fenntarthatóság célját milyen módon segíti a szabvány gondolkodásmódja és bemutatásra került a tényező- és hatásértékelés, mint eszköz rendszer, hogyan segíti az alkalmazót a környezeti hatásainak rendszerezett átgondolásához. Konkrét példákat kaptunk arra vonatkozóan, hogy a hulladékgazdálkodás, a vegyi anyag felhasználás, a szállítmányozás vagy egy épület üzemeltetés környezeti hatásainak értékelésében hogyan vihető be az életciklus alapú megközelítés.

 

Betekintést nyertünk az élelmiszeripari ágazatra is Pápay Nándor (SGS Hungária Kft) és Gyökeres Mónika (Zwack Unicum Nyrt) előadásai által.

A rendhagyó hívószavak (pl.:CCP, kockázatértékelés) segítségével bemutatták az előadók, hogy az élelmiszeripari és nem élelmiszeripari szereplők mi az, amit már használtak az új szabvány érkezése előtt, és miért előnyös, hogy az IFS, BRC vagy FSSC22000 mellett akár még 9001 szabványt is működtetnek, ezt követően Zwack Unicum Zrt. gyakorlati példákat hozott az általuk megélt ISO9001 és ISO14001 átállással kapcsolatban, kiemelve, hogy mely kockázatértékelési módszerek és gyakorlatok működtek az új szabvány előtt is már náluk, és ezek így miért könnyítették a munkát az új szabványok adott kívánalmainak való megfelelés szempontjából.

A másik nagyon fontos szegmens az egészségügy és Tar Judit (SGS Hungária Kft), valamint Dr. Kovács Erika (Heim Pál Országos Gyermekgyógyászati Intézet) „A kockázatok, amik inspiráltak, a bizonytalanságok, amik aktivizáltak – az átállás története a Heim Pál Országos Gyermekgyógyászati Intézetben” című interaktív előadásában kérdés felelet formájában kaptunk választ rengeteg kérdésre.

A cégek gyakorlati működése az új szabvány követelményeivel való összehasonlítása során érhet az a meglepő élmény: Lehet, hogy már át is álltunk? Nekünk írták ezt a szabványt, a kicsiknek? Róluk is szólt Hankó Gitta (SGS Hungária Kft) „ISO 9001:2015 - Lehet, hogy már átálltunk?” címmel tartott előadása. Az elmúlt  években a kis létszámú cégek auditálásakor sokszor ért minket a „Papír szagú audit” élménye, ami sok esetben elfedheti a cég valós helyzetének, működésének megismerhetőségét. A 9001-es szabvány korábbi verziója lehetőséget teremtett a szervezet méretéhez képest túldokumentált nem túl gyakorlatias irányítási rendszerek kialakulására. A szabvány sehol sem ír elő konkrét módszert vagy megvalósítási eszközt. Ilyen kötelezettség nincs. A szabványok használata során minden cégnek az általános megfogalmazású követelményeket a saját viszonyaira egyénileg kell testre szabni és alkalmazni.

 

A szakmai nap sikerrel zárult. Sikerrel azért, mert a szakmai előadások kellően interaktívak voltak ahhoz, hogy a meghívott Hallgatóság feltehette kérdéseit. Sikeres volt, mert végre a az ISO 9001:2015 és ISO 14001:2015 szabványváltozások gyakorlati oldalát tudtuk megfogni közösen. Sikeres volt, mert lehetőségünk volt a nyitott és őszinte beszélgetésekre, és sikeres azért, mert a meghívott Hallgatóság elégedetten távozott, melynek kapcsán néhány visszajelzést szeretnénk megosztani.

 

„Úgy gondolom, hogy nagyon hasznos volt a konferencia egy olyan cég HSE mérnökének amelynél az integrált MIR KIR MEBIR átállás éppen most zajlik. Sok hasznos példát hallottam az új MIR KIR szabványok bevezetésén már átesett cégek képviselőitől, amik közül nagyon tetszett a dokumentumok kezelésének újszerű megközelítése, a digitális technika segítségével. Fontosnak tartom kiemelni, hogy az SGS munkatársai az ebédszünetben is rendelkezésünkre álltak és megválaszolták az esetlegesen felmerülő kérdéseinket. Összefoglalva nagyon hasznos, és tanulságos konferencia volt, ha lehetőségem lesz rá részt veszek a következőn is.” - Demény Tibor Prysmian MKM Kft.

„Az SGS auditorok gyakorlati tapasztalatokkal bővített előadásai nagyon hasznosak voltak a szabványváltozásokról. Az új menedzsment rendszerszabványok gyakorlatiasabb és élet közelibb rendszert és működést tesznek lehetővé. Sokkal érthetőbbé vált a szervezet és környezete közötti kapcsolat, hogyan használhatom az életciklus szemléletet a környezeti rendszer fejlesztésében. A konferencia lehetőséget adott a meghívottak közötti kötetlen eszmecserére és személyes találkozásra az SGS auditoraival, akiknek hozzáállása és segítőkészsége kiemelkedő volt.” - Milicz Istvánné Carmeuse Hungária Kft.

 

„A profi előadók által - azok magas fokú szakmaiságával alátámasztva -, új ismereteket szereztem a megújult irányítási rendszer szabványok gyakorlati alkalmazására vonatkozóan. Örömmel konstatáltam, hogy a prezentációk a gyakorlatiasságot fókuszba helyezve világítottak rá azokra a területekre, amelyekre a szabványt alkalmazó szervezeteknek kiemelt figyelmet kell majd fordítaniuk. A Konferencián megszerzett benyomásaim alapján kijelenthetem, hogy a megújult szabvány alkalmazása predesztinálja az azt alkalmazó szervezet részére a hatékony működést. Társaságunk egyik alapköve a minőségi szolgáltatások nyújtása. Az új szabványra való átállás során a működésünk további fejlődéséhez kaphatunk egyfajta támogatást, amely sikeres bevezetésének egyik biztosítéka az SGS Hungária Kft. szakembereinek segítő közreműködése, szakmai felkészültsége. Meggyőződésem, hogy a jövőben is további konstruktív együttműködésre számíthatunk az SGS Hungária Kft. munkatársaitól. Az MMV Magyar Magánvasút Zrt. vezetőinek ez irányú elkötelezettsége, illetve az SGS Hungária Kft. auditorainak részvétele a Tanúsítványok felügyeletében együttesen a záloga a jövőben megvalósuló minőségi szolgáltatásainknak.” - Csáki László Csaba, MMV Magyar Magánvasút Zrt.

 

Köszönjük az SGS Hungária Kft. Vezetősége és Kollégái nevében mindenki munkáját és együttes közreműködését. Büszkék vagyunk Partnereinkre és a velük folytatott üzleti és szakmai kapcsolatokon túlnyúló emberi kapcsolatunkra, igyekszünk a jövőben is azt egyre szorosabbra fűzni és időt, energiát áldozni arra, hogy folyamatosan megfelelő és aktuális tematikát találva hagyományt teremtsünk akár éves partnertalálkozó vagy konferencia megrendezése címén, segítve ezzel a mindennapos működésüket és annak irányítását.